Service public

Quelles sont les conditions de déduction des frais de déplacement des salariés ayant opté pour les frais réels ?

Les salariés, qui optent pour les frais réels, peuvent déduire les frais de déplacement exposés à titre professionnel, quel que soit le moyen de transport utilisé, à condition d'en justifier. 

La déduction de ces frais de déplacement relève de 2 catégories : 

1- Les frais de déplacement pendant les horaires de travail 

Si le salarié utilise son véhicule, il peut évaluer ses frais de manière réelle ou forfaitaire. 

Pour faciliter l'évaluation des frais de voiture automobile, l'administration publie annuellement un barème qui prend en considération pour les voitures : la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d'entretien, les dépenses de pneumatiques, la vignette auto, la consommation de carburant, les primes d'assurance. 

Ce barème ne comprend pas les frais concernant le garage qui abrite ce véhicule. Ces frais peuvent être ajoutés à condition d'apporter les justifications nécessaires (quittance, bail) et de déduire la part correspondant à l'usage privé. 

L'administration publie aussi un barème du prix de revient kilométrique pour les deux-roues à moteur (vélomoteurs, scooters, motos). 

Pour utiliser le barème du prix de revient kilométrique, vous devez être le propriétaire (le véhicule doit appartenir au salarié ou à son conjoint). Vous pouvez également utiliser le barème pour les véhicules dont vous êtes copropriétaire (cas notamment des partenaires d'un pacte civil de solidarité, lorsque le véhicule a été acquis par l'un ou l'autre partenaire après la conclusion du pacte et qu'il est donc présumé, en application de l'article 515-5 du code civil, indivis par moitié si l'acte d'acquisition n'en dispose autrement). 

Si le véhicule est financé à crédit, vous pouvez déduire les intérêts annuels relatifs au crédit, au prorata de l'utilisation professionnelle. 

En cas de location avec option d'achat, vous pouvez déduire le prix de la location au prorata de l'utilisation professionnelle ainsi que les frais de carburant selon le barème forfaitaire des carburants publié chaque année par l'administration et les autres dépenses pour leur montant réel à concurrence de l'utilisation professionnelle du véhicule. 

2- Les frais de transport du domicile au lieu de travail 

Lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail n'excède pas 40 kilomètres, vous pouvez déduire la totalité de vos frais de transport, de manière réelle ou forfaitaire, à condition d'en justifier. Lorsque cette distance est supérieure, la déduction est admise dans les mêmes conditions pour les 40 premiers kilomètres. 

Pour bénéficier de la déduction au delà de ces 40 kilomètres, vous devez justifier l'éloignement par des circonstances particulières notamment liées à l'emploi. Sont ainsi prises en compte les difficultés à trouver un nouvel emploi à proximité de son domicile pour un salarié licencié, la précarité ou la mobilité de l'emploi exercé, une mutation géographique professionnelle. 

Constituent également des motifs de nature à justifier un éloignement entre le domicile et le lieu de travail supérieur à 40 kilomètres : l'exercice d'une activité professionnelle par le conjoint, l'état de santé du salarié et des membres de sa famille, la scolarisation des enfants, l'exercice de fonctions électives au sein d'une collectivité locale, exceptionnellement le prix d'un logement à proximité du lieu de travail s'il est hors de proportion avec les revenus du salarié. 

Vous devez joindre une note explicative à la déclaration de revenus lorsque vous invoquez ainsi des circonstances particulières pour justifier un éloignement entre le domicile et le lieu de travail excédant 40 kilomètres. 

Le salarié doit réintégrer la totalité des allocations pour frais d'emploi de même nature versées par l'employeur à son salaire imposable. 

A noter : les salariés qui vivent en situation de concubinage stable et continu et peuvent en justifier par tous moyens, peuvent déduire leur frais de trajet entre le domicile et le lieu de travail dans les mêmes conditions que les couples mariés.  

Sachez que l'utilisation du barème n'est pas autorisée pour le concubin non pacsé qui utilise la voiture de son compagnon, sauf s'ils possèdent le véhicule en commun.  

 

Dernière mise à jour : Avril 2009